Wie wird die Buchhaltung eines Clubs geführt?

Ein Cannabis Social Club führt seine Buchhaltung im Kern wie jeder andere eingetragene Verein. Jede Einnahme und jede Ausgabe wird mit einem Beleg hinterlegt und im Kassenbuch oder auf dem Vereinskonto festgehalten. Wer das sauber macht, kann dem Vorstand, der Mitgliederversammlung und bei Bedarf der Behörde zeigen, woher das Geld stammt und wofür es ausgegeben wurde. Die Behörde darf alle geschäftlichen Schrift- und Datenträger einsehen (§ 28 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 KCanG). Anbauvereinigungen sind nach § 1 Nr. 13 KCanG eingetragene nicht wirtschaftliche Vereine oder eingetragene Genossenschaften. Das KCanG enthält keine eigene Vorschrift zur Buchführung. Die folgenden Schritte sind Praxishinweise. Welche Pflichten steuerlich gelten, klären Finanzamt und Steuerberatung.

Was mit Buchführung gemeint ist

Buchführung bedeutet, alle Geschäftsvorfälle des Vereins laufend und in zeitlicher Reihenfolge festzuhalten. Ein Geschäftsvorfall ist jede Bewegung von Geld oder Material, etwa ein Mitgliedsbeitrag, eine Rechnung für Zubehör oder eine Erstattung an ein Vorstandsmitglied. Dabei kommen immer wieder drei Begriffe vor. Ein Kassenbuch ist die chronologische Liste aller Bargeldbewegungen. Die Belegablage ist die geordnete Sammlung der Nachweise dazu. Der Jahresabschluss fasst am Ende des Geschäftsjahres alle Vorgänge zusammen und zeigt den Stand des Vereins.

Belege sammeln und ordnen

Ohne Beleg lässt sich ein Vorgang später nicht nachweisen. Dazu zählen Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge, Überweisungsbelege und Auslagenbelege von Mitgliedern. Die Belege sollten direkt nach dem Vorgang abgelegt werden, nicht erst am Jahresende. Eine einfache Ordnung nach Monat und fortlaufender Buchungsnummer reicht für die meisten Vereine aus. Wichtig ist, dass sich jeder Beleg eindeutig einer Buchung zuordnen lässt.

• Rechnungen mit Datum, Leistung und Betrag
• Quittungen für Barzahlungen mit Name des Empfängers
• Kontoauszüge und Überweisungsbelege
• Auslagenbelege mit Name der Person und Zweck der Ausgabe

Kasse und Konto getrennt führen

Bargeld gehört in das Kassenbuch, Überweisungen laufen über das Vereinskonto. Diese Trennung macht Fehler sichtbar. Passt der Kassenbestand nicht zum Kassenbuch, lässt sich der Unterschied schneller finden. Viele Vereine nehmen Mitgliedsbeiträge nur per Überweisung entgegen und verzichten auf Bargeld. Das vereinfacht die Nachweise und entlastet die Person, die die Kasse führt. Privates Geld sollte nie über die Vereinskasse laufen.

Mitgliedsbeiträge und Erstattungen erfassen

Die Mitgliedsbeiträge legt eine Anbauvereinigung, die ein Verein ist, in der Satzung fest, und zwar zur Erfüllung ihres ausschließlichen Zwecks (§ 24 KCanG). Wie hoch der Beitrag ist, wann er fällig wird und wie er bezahlt wird, regelt die Satzung. Gibt der Club Vermehrungsmaterial an Nichtmitglieder oder andere Anbauvereinigungen ab, hat er die Erstattung der Gewinnungskosten zu verlangen (§ 25 KCanG). Die Buchhaltung ordnet jeden Eingang einem Mitglied zu, damit Zahlungsrückstände sichtbar bleiben. Auch Erstattungen an Mitglieder, etwa für Material oder Fahrtkosten, werden mit Beleg und Zweck erfasst. Ein Vorstandsmitglied, das Auslagen vorgestreckt hat, erhält das Geld nur gegen Nachweis zurück. So bleibt die Kasse nachvollziehbar und es entstehen keine Streitigkeiten.

Wer führt die Buchhaltung und wer prüft sie?

Verantwortlich bleibt der Vorstand, auch wenn eine Person die Buchhaltung praktisch übernimmt. Auf die Geschäftsführung des Vorstands finden die Vorschriften über den Auftrag entsprechende Anwendung (§ 27 Abs. 3 BGB). Die vertretungsberechtigten Personen müssen außerdem die für den Umgang mit Cannabis und Vermehrungsmaterial erforderliche Zuverlässigkeit besitzen (§ 11 Abs. 3 Nr. 1 KCanG). Ob Kassenprüferinnen oder Kassenprüfer bestellt werden und wie oft die Kasse geprüft wird, bestimmt die Satzung. Mehr zur Zuverlässigkeit steht im Artikel Wird die Zuverlässigkeit des Vorstands laufend geprüft?.

Steuerfragen mit dem Finanzamt klären

Welche steuerlichen Pflichten ein Verein hat, hängt von seiner Tätigkeit und seiner Satzung ab. Diese Frage beantworten im Einzelfall das zuständige Finanzamt und eine Steuerberatung. Wer sie früh stellt, muss die Buchhaltung später nicht aufwendig umbauen. Eine Steuerberatung kann außerdem die laufende Buchhaltung übernehmen oder den Jahresabschluss prüfen, wenn der Verein das wünscht.

Buchhaltung und Dokumentation nach dem KCanG

Die Buchhaltung für Geld ist von der Dokumentation für Cannabis zu trennen. Nach § 26 Abs. 1 KCanG haben Anbauvereinigungen fortlaufend zu dokumentieren, wie viel Cannabis angebaut, vernichtet und an welches Mitglied weitergegeben wurde. Diese Aufzeichnungen sind fünf Jahre aufzubewahren und der Behörde auf Verlangen elektronisch zu übermitteln (§ 26 Abs. 2 KCanG). Die Höchstmengen für die Weitergabe an Mitglieder nennt § 19 Abs. 3 KCanG. Wie sich diese Grenzen auf die Monatsmengen auswirken, erklärt der Artikel Wie viel dürfen Mitglieder monatlich erhalten?. Steuerliche Aufbewahrungsfristen nennt § 147 Abs. 3 AO. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem der Beleg entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO). Mehr dazu steht im Artikel Wie lange muss der Club Unterlagen aufbewahren?.

Praktische Schritte für den Vorstand

1. Ein Vereinskonto eröffnen und nur für Vereinsgeschäfte nutzen.
2. Ein Kassenbuch anlegen, in dem jeder Barvorgang mit Datum, Betrag und Beleg steht.
3. Belege laufend in einen festen Ordner einsortieren, mindestens einmal im Monat.
4. Jeden Monat den Kassenbestand mit dem Kassenbuch abgleichen.
5. Die Satzung auf Kassenprüfung und Berichtspflichten durchsehen.
6. Vor dem ersten Jahresabschluss die Steuerberatung einbinden.

Wo du Antworten bekommst

Fragen zur Satzung klärst du mit dem Vorstand und der Mitgliederversammlung. Steuerfragen gehören zum Finanzamt oder zu einer Steuerberatung. Fragen zur Erlaubnis richten sich an die zuständige Erlaubnisbehörde. Wer Mitglied werden möchte, fragt vor dem Eintritt nach der Satzung und nach den Regeln für Beiträge. Dann weiß man, was auf einen zukommt.