Anbauvereinigungen und Clubs · Pflichten, Konzepte und Kontrollen

Wie lange muss der Club Unterlagen aufbewahren?

6 Min. Lesezeit · Aktualisiert am 27.10.2026 · Redaktion The Cherry e.V.

Eine Anbauvereinigung muss ihre Aufzeichnungen zu Anbau, Weitergabe, Vernichtung und Transport von Cannabis und Vermehrungsmaterial fünf Jahre aufbewahren (§ 26 Abs. 2 KCanG). Die Selbstauskunft neuer Mitglieder, dass sie in keinem anderen Club Mitglied sind, bewahrt der Club drei Jahre auf (§ 16 Abs. 3 KCanG). Für steuerliche Unterlagen gelten zusätzlich die Fristen der Abgabenordnung.

Welche Unterlagen muss der Club überhaupt führen?

Das Konsumcannabisgesetz (KCanG) verlangt von Clubs eine fortlaufende Dokumentation, mit der sich Cannabis und Vermehrungsmaterial zurückverfolgen lassen (§ 26 Abs. 1 KCanG). Dazu gehören:

Name und Anschrift der Personen oder Vereinigungen, von denen Vermehrungsmaterial stammt,
die Mengen an Cannabis in Gramm und die Stückzahl an Vermehrungsmaterial, die sich im befriedeten Besitztum befinden,
die angebauten und die vernichteten Mengen,
Name, Vorname und Geburtsjahr jedes Mitglieds, das Cannabis oder Vermehrungsmaterial erhalten hat, mit Menge, durchschnittlichem THC-Gehalt und Datum bei Cannabis,
Angaben zu Transporten nach § 22 Abs. 3 KCanG: Menge, Sorte, Fahrer oder Begleitung, Datum sowie Start- und Zieladresse.

Der Beitrag Dokumentation und Ernte beschreibt, wie diese Angaben im Alltag erfasst werden.

Wie lange gilt welche Frist?

Unterlage	Aufbewahrungsdauer	Grundlage
Aufzeichnungen nach § 26 Abs. 1 (Anbau, Weitergabe, Vernichtung, Transport)	fünf Jahre	§ 26 Abs. 2 Satz 1 KCanG
Selbstauskunft neuer Mitglieder über die Mitgliedschaft in nur einem Club	drei Jahre	§ 16 Abs. 3 Satz 2 KCanG
Bücher und Aufzeichnungen im steuerlichen Sinn	zehn Jahre	§ 147 Abs. 3 AO
Buchungsbelege	acht Jahre	§ 147 Abs. 3 AO
sonstige steuerlich bedeutsame Unterlagen	sechs Jahre	§ 147 Abs. 3 AO

Wann die Frist nach dem KCanG zu laufen beginnt, nennt § 26 Abs. 2 KCanG nicht ausdrücklich. Das solltet ihr mit der Erlaubnisbehörde klären, bevor ihr Unterlagen vernichtet. Für die steuerlichen Fristen beginnt die Aufbewahrungsfrist mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht oder der Beleg entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO).

Was gilt für die Selbstauskunft der Mitglieder?

Als Mitglied aufgenommen werden darf nur, wer schriftlich oder elektronisch versichert, in keiner anderen Anbauvereinigung Mitglied zu sein (§ 16 Abs. 3 Satz 1 KCanG). Diese Selbstauskunft muss der Club drei Jahre aufbewahren. Wer das unterlässt, handelt ordnungswidrig (§ 36 Abs. 1 Nr. 11 KCanG). Weitere Informationen zu diesem Punkt enthält der Beitrag Nur ein Club pro Person.

Zusätzlich weisen neue Mitglieder durch einen amtlichen Lichtbildausweis oder andere geeignete amtliche Dokumente nach, dass sie in Deutschland wohnen und mindestens 18 Jahre alt sind (§ 16 Abs. 4 KCanG). Eine eigene Aufbewahrungsfrist für diesen Nachweis nennt § 16 nicht. Wie ihr mit Kopien von Ausweisen umgeht, klärt am besten die Datenschutzbeauftragte oder ein Fachanwalt, siehe auch Datenschutz in der Mitgliedschaft.

Muss der Club Aufzeichnungen an die Behörde senden?

Ja, auf zwei Wegen. Erstens sind die Aufzeichnungen der Behörde auf Verlangen elektronisch zu übermitteln (§ 26 Abs. 2 Satz 1 KCanG). Zweitens übermittelt der Club jährlich bis zum 31. Januar die im Vorjahr dokumentierten Angaben anonymisiert elektronisch an die Behörde (§ 26 Abs. 2 Satz 2 KCanG). Zusätzlich meldet er bis zum 31. Januar die Mengen an Cannabis, die im Vorjahr angebaut, weitergegeben und vernichtet wurden, sowie den Bestand zum Jahresende, aufgeteilt nach Sorten und durchschnittlichem Gehalt an THC und CBD (§ 26 Abs. 3 KCanG). Details dazu stehen im Beitrag zum Jahresbericht.

Darf die Behörde Unterlagen prüfen?

Die zuständige Behörde darf alle geschäftlichen Schrift- und Datenträger der Anbauvereinigung einsehen und prüfen sowie Abschriften, Kopien und Auszüge anfertigen und digitale Daten sicherstellen (§ 28 Abs. 2 KCanG). Clubs, ihre vertretungsberechtigten Personen, ihre entgeltlich Beschäftigten und ihre Mitglieder haben solche Maßnahmen zu dulden und die Behörde zu unterstützen (§ 29 Abs. 1 KCanG). Was bei einer Kontrolle auf euch zukommt, beschreibt der Beitrag Kontrolle durch die Behörde. Praktisch heißt das: Ordnet Unterlagen so, dass ihr sie auch nach Jahren schnell findet.

Gelten weitere Aufbewahrungsfristen?

Ja, wenn euer Verein Bücher und Aufzeichnungen nach Steuerrecht führt. § 147 Abs. 3 der Abgabenordnung nennt dafür zehn Jahre für Bücher und Aufzeichnungen, acht Jahre für Buchungsbelege und sechs Jahre für sonstige steuerlich bedeutsame Unterlagen. Kürzere Fristen aus außersteuerlichen Gesetzen lassen diese Frist unberührt (§ 147 Abs. 3 Satz 2 AO). Ob und welche Unterlagen eures Vereins darunter fallen, beantworten das Finanzamt oder eine Steuerberatung. Hinweise zur Kassenführung findest du im Beitrag Buchhaltung im Club.

Was ist mit Daten, die der Club nicht mehr braucht?

Für die Erlaubnisbehörde nennt das Gesetz eine Löschpflicht: Sie löscht erhobene Daten, soweit sie nicht erforderlich sind, spätestens mit Ablauf des fünften Jahres, bei personenbezogenen Daten mit Ablauf des zweiten Jahres nach der Erhebung (§ 28 Abs. 6 KCanG). Diese Regel richtet sich an die Behörde. Für die Daten, die der Verein selbst verarbeitet, gilt das allgemeine Datenschutzrecht. Wann der Club Angaben löschen muss, sollte der Vorstand mit der Datenschutzberatung klären.

Rückverfolgbarkeit und Datensparsamkeit

Die Dokumentation dient dem Nachweis der Vorgaben für die Rückverfolgbarkeit von weitergegebenem Cannabis und Vermehrungsmaterial (§ 26 Abs. 1 KCanG). Daneben ist der Club verpflichtet, zu einem umfassenden Jugend- und Gesundheitsschutz beizutragen (§ 23 Abs. 4 KCanG). Speichert nur die Angaben, die das Gesetz verlangt oder die ihr für die Mitgliedschaft braucht.

Was kannst du als Vorstand oder Mitglied tun?

Lege eine Liste an, welche Unterlage wie lange aufzubewahren ist, und lasse sie vom Vorstand beschließen.
Sichere elektronische Aufzeichnungen gegen Verlust und Zugriff Unbefugter.
Frage die Erlaubnisbehörde nach dem Fristbeginn und dem gewünschten Format.
Hole bei steuerlichen Fragen Rat beim Finanzamt oder einer Steuerberatung ein.
Wenn dich dein Konsum belastet, hilft die Sucht und Drogen Hotline unter 01806 313031.

Häufige Fragen

Wie lange muss eine Anbauvereinigung ihre Aufzeichnungen aufbewahren?

Aufzeichnungen zu Anbau, Weitergabe, Vernichtung und Transport sind fünf Jahre aufzubewahren und der Behörde auf Verlangen elektronisch zu übermitteln (§ 26 Abs. 2 KCanG). Zusätzlich nennt § 147 Abs. 3 AO steuerliche Fristen von zehn, acht und sechs Jahren, je nach Art der Unterlage.

Wie lange bewahrt der Club die Selbstauskunft eines Mitglieds auf?

Drei Jahre. Die Versicherung, in keiner anderen Anbauvereinigung Mitglied zu sein, muss schriftlich oder elektronisch abgegeben werden und ist vom Club drei Jahre aufzubewahren (§ 16 Abs. 3 KCanG). Wer sie nicht aufbewahrt, handelt ordnungswidrig (§ 36 Abs. 1 Nr. 11 KCanG).

Darf die Behörde Unterlagen eines Clubs einsehen?

Ja. Die zuständige Behörde darf alle geschäftlichen Schrift- und Datenträger einsehen, prüfen und Kopien anfertigen (§ 28 Abs. 2 KCanG). Der Club, seine vertretungsberechtigten Personen, Beschäftigten und Mitglieder müssen das dulden und unterstützen (§ 29 Abs. 1 KCanG).