Wie muss der Club Ernte und Abgabe dokumentieren?

Eine Anbauvereinigung muss Ernte und Abgabe lückenlos dokumentieren. Das Konsumcannabisgesetz verlangt in § 26 KCanG fortlaufende Aufzeichnungen über Mengen, Empfänger und Weitergaben sowie jährliche Meldungen an die zuständige Behörde. Die Dokumentation ist damit ein fester Teil der Arbeit, weil sie den Nachweis der Einhaltung der Vorgaben ermöglicht.

Was fortlaufend festgehalten werden muss

Nach § 26 Abs. 1 KCanG hat die Anbauvereinigung zum Nachweis der Rückverfolgbarkeit fortlaufend mehrere Angaben zu dokumentieren. Dazu gehören:

• Name, Vorname und Anschrift jeder Person sowie Name und Sitz jeder Anbauvereinigung oder juristischen Person, von der Vermehrungsmaterial stammt,
• die Mengen an Cannabis in Gramm und die Stückzahl des Vermehrungsmaterials, die sich auf dem befriedeten Besitztum befinden,
• die Mengen des angebauten Cannabis in Gramm,
• die Mengen des vernichteten Cannabis in Gramm und die Stückzahl des vernichteten Vermehrungsmaterials,
• für jedes Mitglied, an das Cannabis weitergegeben wurde: Name, Vorname, Geburtsjahr, Menge in Gramm, durchschnittlicher THC-Gehalt und Datum,
• für jedes Mitglied, an das Vermehrungsmaterial weitergegeben wurde: Name, Vorname, Geburtsjahr, Stückzahl und Datum,
• Mengen in Gramm und Sorten des transportierten Cannabis mit Namen des Transportierenden sowie Datum, Start- und Zieladresse.

Diese Liste zeigt, wie eng die Dokumentation mit der Praxis verknüpft ist. Ein Eintrag entsteht bei jeder Ernte, bei jeder Übergabe und bei jeder Vernichtung. Wer das erst am Jahresende nachtragen will, arbeitet mit Schätzungen, und die lassen sich kaum belegen.

Aufbewahrung und Übermittlung

Die Aufzeichnungen sind fünf Jahre aufzubewahren (§ 26 Abs. 2 Satz 1 KCanG). Auf Verlangen der zuständigen Behörde sind sie elektronisch zu übermitteln. Der Verein sollte deshalb ein System wählen, das diese Daten sauber speichert und exportieren kann. Eine Tabelle mit festen Spalten kann für kleine Vereine ausreichen, wenn sie laufend gepflegt wird.

Zusätzlich übermittelt der Verein jährlich bis zum 31. Januar die im vorangegangenen Kalenderjahr dokumentierten Angaben nach § 26 Abs. 1 anonymisiert elektronisch an die Behörde. Diese Übermittlung dient der Evaluation nach § 43 KCanG (§ 26 Abs. 2 Satz 2 KCanG).

Die Jahresmeldung im Detail

Bis zum 31. Januar eines jeden Kalenderjahres meldet die Anbauvereinigung der Behörde elektronisch, welche Mengen an Cannabis in Gramm im Vorjahr angebaut, weitergegeben und vernichtet wurden. Außerdem gibt sie den Bestand am Ende des Vorjahres an (§ 26 Abs. 3 KCanG). Die Angaben sind nach Sorten von Cannabis und nach dem jeweiligen durchschnittlichen Gehalt an THC und CBD aufzugliedern.

Die Meldung dient dem Nachweis, dass die erlaubten Jahresmengen eingehalten wurden. Deshalb muss die interne Dokumentation so aufgebaut sein, dass sich die Zahlen aus den Einzelbuchungen ableiten lassen. Ein Vorstand, der die Jahresmeldung unterschreibt, sollte die Summen vorher nachvollziehen können.

Mitteilungspflichten bei Risiken und Verlust

Wenn die Anbauvereinigung weiß oder aufgrund ihrer Informationen vermutet, dass das weitergegebene Cannabis ein Risiko für die Gesundheit darstellt, das über die typischen Gefahren des Konsums hinausgeht, muss sie die zuständige Behörde unverzüglich informieren. Sie muss zudem unverzüglich Maßnahmen treffen, etwa Mitglieder informieren und betroffenes Cannabis zurückrufen, zurücknehmen und vernichten (§ 26 Abs. 4 KCanG).

Besteht der Verdacht eines Abhandenkommens oder einer unerlaubten Weitergabe, ist die Behörde ebenfalls unverzüglich zu informieren (§ 26 Abs. 5 KCanG). Unterbleibt diese Information, ist das eine Ordnungswidrigkeit (§ 36 Abs. 1 Nr. 34 KCanG). Vertretungsberechtigte Personen dürfen die Auskunft verweigern, wenn sie sich oder einen Angehörigen damit der Gefahr strafrechtlicher Verfolgung aussetzen würden.

Stichproben, Vernichtung und Transport

Der Verein muss regelmäßig Stichproben des angebauten Cannabis nehmen und untersuchen (§ 18 Abs. 2 KCanG). Nicht weitergabefähiges Cannabis und Vermehrungsmaterial sind unverzüglich zu vernichten (§ 18 Abs. 3 KCanG), die vernichteten Mengen gehören in die Dokumentation (§ 26 Abs. 1 Nr. 4 KCanG). Transporte von mehr als 25 Gramm zwischen Teilen des befriedeten Besitztums sind unter den Voraussetzungen des § 22 Abs. 3 KCanG zulässig. Dazu gehört, dass der Verein den Transport spätestens einen Werktag vorher der Behörde schriftlich oder elektronisch anzeigt, und dass Transportbescheinigung, Mitgliedsausweis und Kopie der Erlaubnis mitgeführt werden. Die Behörde kann Aufzeichnungen einsehen und Kopien anfertigen (§ 28 Abs. 2 KCanG), der Verein muss Auskünfte erteilen (§ 29 Abs. 2 KCanG).

Typische Fehler

• Nachträgliches Schätzen: Dokumentation am Jahresende ist fehleranfällig und oft nicht belegbar.
• Fehlende Empfängerdaten: Wer das Geburtsjahr jedes Mitglieds nicht festhält, kann die Weitergabe nicht vollständig nachweisen.
• Verwechslung der Stückzahl und Menge: Vermehrungsmaterial wird in Stück erfasst, Cannabis in Gramm. Beides muss getrennt laufen.
• Verlorene Unterlagen: Die Aufbewahrungspflicht gilt fünf Jahre. Wer Ordner oder Dateien vorher löscht, verletzt sie.

Was du jetzt tun kannst

1. Richte für Ernte, Bestand, Weitergabe und Vernichtung getrennte Erfassungen ein.
2. Trage jeden Vorgang sofort ein, nicht erst am Monatsende.
3. Bewahre alle Aufzeichnungen fünf Jahre lang auf und sichere sie gegen Verlust.
4. Erstelle vor dem Jahreswechsel eine Summenübersicht nach Sorten und THC-Gehalt für die Jahresmeldung.
5. Kläre mit der zuständigen Behörde, in welchem Format die elektronische Übermittlung erfolgt.

Für die Mengen im Antrag und im Jahr lies Was bedeutet Eigenbedarf der Mitglieder? Die Vernichtung nicht weitergabefähiger Ware erklärt Wie werden überschüssige Mengen entsorgt? Zur Behördenkontrolle des Clubs lies Wie kontrolliert die Behörde einen Club?