Muss ein Vorstandswechsel gemeldet werden?

Ja, ein Vorstandswechsel ist meldepflichtig. Eine Anbauvereinigung hat der zuständigen Behörde Änderungen mitzuteilen, die nach der Beantragung der Erlaubnis eingetreten sind (§ 11 Abs. 6 KCanG). Zu diesen Änderungen gehören die Personalangaben der Vorstandsmitglieder. Der Club sollte deshalb jeden Wechsel im Vorstand als meldepflichtigen Vorgang behandeln, nicht als interne Formalität.

Welche Angaben im Antrag stehen

Der Erlaubnisantrag ist schriftlich oder elektronisch in deutscher Sprache zu stellen. Er muss unter anderem den Namen, die Telefonnummer, die elektronischen Kontaktdaten und den Sitz des Vereins enthalten, dazu das zuständige Registergericht und die Registernummer (§ 11 Abs. 4 Nr. 1 und 2 KCanG). Außerdem verlangt das Gesetz Personalangaben der Vorstandsmitglieder und der sonstigen vertretungsberechtigten Personen (§ 11 Abs. 4 Nr. 3 KCanG).

Die Personalangaben umfassen nach dem Gesetz Vorname, Name, Geburtsdatum, Anschrift und elektronische Kontaktdaten. Diese Daten sind der Kern dessen, was sich bei einem Wechsel ändert. Wer neu in den Vorstand kommt, muss deshalb mit eigenen Angaben in die Unterlagen aufgenommen werden.

Die Mitteilungspflicht im Detail

Nach § 11 Abs. 6 KCanG sind Änderungen mitzuteilen, die nach der Beantragung der Erlaubnis eingetreten sind. Die Pflicht erfasst unter anderem Änderungen bei den Angaben nach § 11 Abs. 4 Nr. 1 bis 4 und 6 bis 12 KCanG. Das Gesetz nimmt nur die Führungszeugnisse ausdrücklich aus. Für den Vorstandswechsel bedeutet das: Die neuen Personalangaben gehören in die Mitteilung.

Die Mitteilung muss unverzüglich nach Kenntniserlangung erfolgen, spätestens jedoch einen Monat nach Eintritt der Rechtskraft. Unverzüglich heißt ohne schuldhaftes Zögern (§ 121 BGB). Eine versäumte, unrichtige, unvollständige oder verspätete Mitteilung ist eine Ordnungswidrigkeit (§ 36 Abs. 1 Nr. 7 KCanG) (Geldbußrahmen in § 36 Abs. 2 KCanG). Es lohnt sich, die Fristen im Kalender zu markieren, sobald eine Entscheidung im Vorstand oder in der Mitgliederversammlung gefallen ist.

Führungszeugnis und Zuverlässigkeit

Mit dem Erlaubnisantrag sind für jede vertretungsberechtigte Person ein Führungszeugnis und eine Auskunft aus dem Gewerbezentralregister vorzulegen, die höchstens drei Monate alt sein dürfen (§ 11 Abs. 4 Nr. 5 KCanG). Diese Nachweise nimmt § 11 Abs. 6 KCanG von der Mitteilungspflicht aus. Vorstandsmitglieder müssen aber unbeschränkt geschäftsfähig und zuverlässig sein (§ 11 Abs. 3 Nr. 1, § 12 Abs. 1 und 2 KCanG), und sie müssen Mitglieder des Vereins sein (§ 16 Abs. 6 KCanG). Die Behörde kann Auskünfte und Unterlagen verlangen, um die Erlaubnisvoraussetzungen zu prüfen (§ 12 Abs. 4 KCanG). Ob sie bei einem Wechsel Nachweise zur neuen Person anfordert, erfragt man bei der Erlaubnisbehörde.

Mitzuteilen sind außerdem bestimmte rechtskräftige Verurteilungen und Entscheidungen gegen Vorstands- oder Vertretungsmitglieder (§ 11 Abs. 6 Nr. 2 und 3 KCanG). Welche Straftaten gemeint sind, ergibt sich aus § 12 Abs. 2 Nr. 1 KCanG und welche Entscheidungen, aus § 149 Abs. 2 Nr. 1 bis 3 GewO. Ob ein konkreter Fall darunterfällt, klärt man im Zweifel mit einer Fachanwältin oder einem Fachanwalt.

Wie die Bestellung des neuen Vorstands abläuft

Der Vorstand wird durch Beschluss der Mitgliederversammlung bestellt (§ 27 Abs. 1 BGB). Die Bestellung ist jederzeit widerruflich. Die Satzung kann dieses Recht auf den Fall beschränken, dass ein wichtiger Grund vorliegt (§ 27 Abs. 2 BGB). Die Vorstandsmitglieder sind unentgeltlich tätig (§ 27 Abs. 3 BGB).

Für den Ablauf heißt das: Erst der Beschluss, dann die Dokumentation, dann die Mitteilung an die Behörde. Der Beschluss sollte mit Datum, Abstimmungsergebnis und den Namen der Gewählten im Protokoll stehen. Ein Protokoll ist die Grundlage für die Mitteilung und für spätere Nachfragen.

Schritt für Schritt zum korrekten Wechsel

• Die Mitgliederversammlung beschließt die Bestellung oder den Widerruf und das Protokoll wird unterschrieben.
• Die Personalangaben der neuen Person werden nach § 11 Abs. 4 Nr. 3 KCanG zusammengestellt.
• Die Angaben zum Vorstand werden an die zuständige Erlaubnisbehörde gemeldet, unverzüglich nach Kenntnis des Wechsels.
• Die Änderung des Vorstands wird vom Vorstand zur Eintragung in das Vereinsregister angemeldet (§ 67 BGB).
• Der Präventionsbeauftragte und das Schutzkonzept werden geprüft, damit die neue Besetzung zu den Angaben im Konzept passt.

Die Liste ersetzt keine Rechtsberatung. Sie zeigt die Reihenfolge, in der man arbeiten sollte.

Typische Fehler

Der häufigste Fehler ist, dass der Wechsel intern vollzogen wird und die Behörde erst viel später davon erfährt. Ein zweiter Fehler sind unvollständige Unterlagen: Wer nur den Namen mitteilt, aber nicht die übrigen Personalangaben, hat die Mitteilung nicht vollständig erstattet. Ein dritter Fehler ist, Änderungen beim Präventionsbeauftragten zu vergessen. Auch seine Angaben gehören zu den Pflichtangaben (§ 11 Abs. 4 Nr. 11 KCanG).

Was du tun kannst

Wenn du neu in den Vorstand kommst, lass dir vorab die Unterlagen zeigen, die der Club eingereicht hat. Frag nach, wer die Mitteilungen an die Behörde macht und bis wann sie erfolgen. Wenn du ausscheidest, kläre, wer deine Angaben übernimmt und ob sie vollständig gemeldet werden. Bei Unsicherheiten fragt man am besten direkt bei der Erlaubnisbehörde nach und hält die Auskunft schriftlich fest.

Wer als Mitglied wissen will, wie der Verein organisiert ist, findet im Ratgeber weitere Hinweise zu Vereinsrecht und Pflichten. Die Haftung von Vorstandsmitgliedern ist ein eigener Punkt, der im Ratgeber ausführlich behandelt wird.