Wie läuft die Gründungsversammlung eines Clubs ab?

Die Gründungsversammlung ist der Moment, in dem aus einer Gruppe ein Verein oder eine Genossenschaft wird. Sie beschließt die Satzung, wählt den Vorstand und legt die Grundlagen für alles Weitere. Den genauen Ablauf regelt das allgemeine Vereinsrecht, und die Vorgaben des Konsumcannabisgesetzes (KCanG) kommen hinzu. Dieser Artikel erklärt die typischen Schritte, die Anforderungen an Mitglieder und die Pflicht zur Benennung des Präventionsbeauftragten.

Was die Versammlung leisten muss

Die Versammlung hat drei Hauptaufgaben. Sie beschließt die Satzung, wählt die Organe und klärt, wer den Verein nach außen vertritt. Diese Entscheidungen bilden die Basis für die Eintragung und für den Antrag auf Erlaubnis. Wer sie unsauber trifft, muss später Korrekturen vornehmen, die Zeit kosten.

Die Versammlung ist auch der Ort, an dem die Mitglieder sich verbindlich zu den Regeln bekennen. Das schafft Vertrauen und zeigt der Behörde, dass der Club bewusst gegründet wurde.

Was Satzung und Gründung rechtlich verlangen

Ein Verein erlangt Rechtsfähigkeit erst durch die Eintragung in das Vereinsregister (§ 21 BGB) und muss einen Vorstand haben (§ 26 Abs. 1 BGB). Die Satzung muss Zweck, Namen und Sitz enthalten und ergeben, dass der Verein eingetragen werden soll (§ 57 Abs. 1 BGB). Sie soll außerdem Regeln zu Eintritt und Austritt, zu Beiträgen, zur Bildung des Vorstands und zur Berufung der Mitgliederversammlung enthalten (§ 58 BGB). Eingetragen werden soll nur ein Verein mit mindestens sieben Mitgliedern (§ 56 BGB), und die Satzung soll von mindestens sieben Mitgliedern unterzeichnet sein (§ 59 Abs. 3 BGB).

Das KCanG verlangt zusätzlich bestimmte Satzungsinhalte: den ausschließlichen Zweck, eine Mindestdauer der Mitgliedschaft von drei Monaten, Volljährigkeit und Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt in Deutschland als Voraussetzung und Fortdauer der Mitgliedschaft (§ 12 Abs. 1 Satz 1 Nr. 5 KCanG) sowie den Verlust der Mitgliedschaft bei Wegzug aus Deutschland (§ 16 Abs. 5 KCanG). Fehlt eine dieser Regelungen, ist die Erlaubnis zu versagen.

Der Ablauf in Stichpunkten

Der Ablauf folgt in der Regel dem Vereinsrecht. Eine typische Versammlung umfasst die Begrüßung und die Feststellung der Beschlussfähigkeit, die Abstimmung über die Satzung, die Wahl des Vorstands und die Festlegung der Kassenführung. Am Ende steht das Protokoll.

• Einladung rechtzeitig versenden und die Tagesordnung angeben.
• Teilnehmende Personen mit Namen und Anschrift festhalten.
• Die Satzung Paragraf für Paragraf abstimmen und Änderungen protokollieren.
• Den Vorstand wählen und die Annahme der Wahl dokumentieren.
• Das Protokoll unterschreiben und sicher aufbewahren.

Wie die Einladungsfristen und die Mehrheiten im Einzelnen aussehen, bestimmt die Satzung im Rahmen des Vereinsrechts. Prüfe das vorher, damit keine Beschlüsse anfechtbar sind. Für einen gültigen Beschluss muss der Gegenstand bei der Berufung bezeichnet werden, und bei der Beschlussfassung entscheidet die Mehrheit der abgegebenen Stimmen (§ 32 Abs. 1 BGB).

Wer darf Mitglied sein?

Nach § 16 Abs. 1 KCanG dürfen Anbauvereinigungen nur Mitglieder haben, die das 18. Lebensjahr vollendet haben. Diese Regel gilt schon für die Gründungsmitglieder. Wer minderjährig ist, kann bei der Gründung nicht Mitglied werden, auch wenn er an der Idee beteiligt war.

Außerdem müssen Mitglieder einen Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt in Deutschland haben (§ 16 Abs. 4 KCanG). Eine Person darf nur Mitglied in einer Anbauvereinigung sein (§ 16 Abs. 2 Satz 2 KCanG). Neue Mitglieder versichern das schriftlich oder elektronisch und weisen Alter und Wohnsitz mit einem amtlichen Lichtbildausweis oder anderen geeigneten amtlichen Dokumenten nach (§ 16 Abs. 3 und 4 KCanG). Vorstandsmitglieder und sonstige vertretungsberechtigte Personen müssen selbst Mitglieder sein (§ 16 Abs. 6 KCanG). Insgesamt sind höchstens 500 Mitglieder zulässig (§ 16 Abs. 2 Satz 1 KCanG). Vor der Gründungsversammlung sollte die Gruppe deshalb die Mitgliederliste mit diesen Regeln abgleichen.

Der Präventionsbeauftragte nach der Wahl

Nach der Wahl des Vorstands kommt eine Pflicht, die oft unterschätzt wird. Der Vorstand jeder Anbauvereinigung ernennt ein Mitglied als Präventionsbeauftragten (§ 23 Abs. 4 KCanG). Diese Person trägt einen Teil der Verantwortung für den Jugend- und Gesundheitsschutz im Club.

Die Ernennung sollte schriftlich erfolgen und im Protokoll oder in einem gesonderten Beschluss festgehalten werden. Die Person muss spezifische Beratungs- und Präventionskenntnisse nachweisen, die sie durch Schulungen bei Landes- oder Fachstellen für Suchtprävention oder Suchtberatung erworben hat (§ 23 Abs. 4 Satz 5 KCanG). Name, Kontaktdaten und dieser Nachweis gehören in den Erlaubnisantrag, ebenso das Gesundheits- und Jugendschutzkonzept (§ 11 Abs. 4 Nr. 11 und 12 KCanG).

Das Protokoll als Nachweis

Das Protokoll der Gründungsversammlung ist ein wichtiges Dokument. Es belegt, wer gewählt wurde, welche Satzung beschlossen wurde und wie viele Personen teilgenommen haben. Die Eintragung ins Vereinsregister und der Antrag auf Erlaubnis greifen auf diese Angaben zurück.

Bewahre Original und Kopien getrennt auf. Eine digitale Kopie mit Datum ersetzt das Original nicht, kann aber die Suche erleichtern.

Typische Fehler bei der Gründung

• Minderjährige werden als Gründungsmitglieder aufgenommen.
• Der Vorstand wird gewählt, aber der Präventionsbeauftragte bleibt ungeklärt.
• Das Protokoll ist unvollständig oder nicht unterschrieben.
• Die Satzung wird beschlossen, bevor alle Mitglieder sie gelesen haben.

Vorbereitung vor der Versammlung

Eine gute Versammlung beginnt lange vorher. Der Entwurf der Satzung sollte allen Gründungsmitgliedern vorliegen, bevor die Versammlung stattfindet. Wer die Satzung erst am Abend sieht, kann keine fundierten Entscheidungen treffen.

Bereite außerdem eine Liste der Personen vor, die gewählt werden sollen, und kläre vorab, wer welche Aufgabe übernimmt. Eine Person, die einen Posten nicht annehmen möchte, sollte das vorher sagen dürfen, ohne dass die Versammlung ins Stocken gerät.

Umgang mit Meinungsverschiedenheiten

Unterschiedliche Meinungen gehören zu jeder Gründung. Wichtig ist, sie im Rahmen der Versammlung zu klären und Beschlüsse nach den Regeln der Satzung zu fassen. Was nicht beschlossen wird, ist keine Entscheidung, und das sollte im Protokoll stehen.

Eine moderierende Person kann helfen, die Versammlung geordnet zu führen. Diese Rolle sollte vorher festgelegt sein, damit niemand sich überrumpelt fühlt.

Nach der Versammlung

Nach der Versammlung muss der Vorstand den Verein zur Eintragung anmelden und der Anmeldung Abschriften der Satzung und der Urkunden über die Bestellung des Vorstands beifügen (§ 59 Abs. 1 und 2 BGB). Im Erlaubnisantrag sind das zuständige Registergericht und die Registernummer anzugeben (§ 11 Abs. 4 Nr. 2 KCanG); der Verein sollte also vor dem Antrag eingetragen sein. Parallel läuft die Vorbereitung des Antrags. Beide Schritte sollten dieselben Angaben nutzen, damit keine Widersprüche entstehen.

Was du tun kannst

• Eine Checkliste für die Versammlung erstellen und den Ablauf vorher mit dem Vorstand durchsprechen.
• Die Mitglieder vorab nach Alter und Wohnsitz prüfen.
• Den Präventionsbeauftragten noch in der Versammlung oder unmittelbar danach benennen.
• Das Protokoll sofort unterschreiben und in Kopie sichern.

Den Weg zur Eintragung beschreibt der Artikel zur Eintragung ins Vereinsregister. Welche Pflichtangaben die Satzung enthält, zeigt der Artikel zu den Pflichtangaben der Satzung. Die Aufgaben des Präventionsbeauftragten beschreibt der Artikel zu Aufgaben und Rolle des Präventionsbeauftragten.